Kesä lähestyy loppuaan ja illat pimenevät syksyä kohden mentäessä. Samalla museon kuvaprojekti alkaa hiljakseen saavuttaa päätepisteensä, ainakin tämän vuoden osalta. On aika korjata sato ja katsoa, mitä kesällä on saatu aikaan.

Kun työ toukokuussa saatiin aluilleen, tiedot museon kokoelmiin kuuluvista luetteloiduista valokuvista löytyivät ainoastaan viidestä 1970-luvulla muodostetusta valokuvaluettelosta. Käytännössä tämä tarkoitti mustekynällä tehtyjä muistiinpanoja sidotuissa muistikirjoissa. Muuten hyvä, mutta yksittäisen kuva-aiheen etsiminen noin 5600 luetteloidun valokuvan joukosta luetteloita selailemalla on kuin etsisi neulaa heinäsuovasta.

Kesän alkajaisiksi otettiin käyttöön vanha kunnon Excel ja tehtiin taulukko. Taulukkoon luotiin valokuvaluetteloihin kirjattuja kenttiä vastaavat sarakkeet. Tulevaisuutta silmällä pitäen käyttöön otettiin myös muutama lisäkenttä. Kesän mittaan Iso-Pappilassa on sitten siirretty kuvatietoja sähköiseen muotoon aina, kun näyttelyssä on ollut hiljaisempi hetki. Työ on edistynyt mukavasti ja nyt jo noin kaksi kolmesta museon luetteloidusta kuvasta löytyy taulukosta. Yksin tämä uudistus helpottaa yksittäisten kuvien löytämistä kokoelmista merkittävästi.

Entäs sitten, kun taulukosta on löydetty etsitty kuva vaikkapa Iso-Pappilan päärakennuksesta sadan vuoden takaa. Kuvan numero on selvillä, mutta nyt pitäisi löytää itse valokuva. Vielä toukokuussa museon kuva-arkistot olivat siinä määrin epäjärjestyksessä, että yksittäisen kuvan löytäminen pelkän kuvanumeron perusteella olisi ollut työn ja tuskan takana. Kesän aikana on kuitenkin laskeuduttu arkistoon ihan konkreettisesti ja laitettu kuvat järjestykseen. Kuvien etsiminen on välillä vaatinut aikamoista salapoliisin työtä ja kärsivällisyyttä. Nyt on kuitenkin koossa melko hyvä käsitys siitä, mitä kaikkea arkistojen kätköistä löytyy.

Kuva-arkistojen saattaminen suunnitelmalliseksi osaksi Mäntyharjun museon toimintaa on saatu kesän kuluessa hyvään alkuun. Yksi projektin tavoitteista oli muodostaa hallinta- ja tallennussuunnitelma muutama vuosi sitten tehdyn kokoelmapoliittisen ohjelman tueksi. Tuo tavoite on pian saavutettu, joten vaikka työnsarkaa riittää tulevillekin vuosille, nyt on ainakin selvää, miten arkiston kanssa toimitaan jatkossa.

Toivo elää senkin suhteen, että Mäntyharjun museossa voitaisiin joskus hamassa tulevaisuudessa ottaa käyttöön sähköinen kokoelmanhallintajärjestelmä, jonka avulla valokuvat saataisiin myös yleisön nähtäville. Luettelointitietojen sähköiseen muotoon saattamisesta on hyötyä myös tätä tavoitetta silmällä pitäen. Kaiken kaikkiaan kesän aikana on tehty paljon tärkeää pohjatyötä museon kuva-arkiston käytettävyyden eteen. Tästä on hyvä jatkaa.

Susanna Helminen, kesätutkija